Özel Kalem Müdürlüğü

Ahmet ÖCALAN
Ahmet ÖCALAN Özel Kalem Müdürü Özgeçmiş
FAALİYETLER
DUYURULAR

Personel Sayısı

 

Müdürlüğün görevleri

A) Başkanın günlük programlarını yapmak.

B) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.

C) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.

Ç) Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

D) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk edip, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek Başkanın bilgisine sunmak.

E) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.

Müdürlük yetkisi

Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevlerikanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

A) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Belediye Başkanına karşı sorumludur.

B) Randevu taleplerini ve davetiyeleri değerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.

C) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

Ç) Özel Kalem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.

D) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

E) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

F) Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

G) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.

Ğ) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitilmelere katılmalarını sağlar.

Şefin görev yetki ve sorumluluğu

A) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur.

B) Kendisine bağlı bulunan Memurların çalışmasına nezaret eder.

C) Müdürlükçe verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar veya memurlar vasıtasıyla yaptırır.

Memurların görev, yetki ve sorumlulukları

A) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden şefe karşı sorumludur.

B) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

Kalem Bürosu görev, yetki ve sorumluluğu

A) Büro sorumlusu, işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.

B) Büro sorumlusu, bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personeli denetler.

C) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

Ç) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.

D) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.

E) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları personele tebliğ eder.

F) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.

G) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.

Ğ) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir.

H) Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

Koruma ve Şoförlerin görev yetki ve sorumlulukları

Belediye Başkanının şehir içi - şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular. 

Hizmetlilerin görev, yetki ve sorumlulukları

A) Belediye Başkanı, Başkanlık Misafirleri ve Özel Kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramdan sorumludur.

B) Başkanlık Makamı ile Özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

Beyaz Masanın görev, yetki ve sorumlulukları

 Belediyeye intikal eden ve Belediye hizmetleri ile ilgili her türlü sorunu ilgili birime iletip neticelendirmek ve sonucu hakkında ilgiliye bilgi vermek.

 Basın Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları

A) Belediye Başkanının ve Belediyenin her türlü programında resim ve video çekimlerini yapmak veya yaptırmak, arşivlemek ve yapılacak tanıtıcı broşür ve kitaplar için kullanmak.

B) Yazılı, görsel ve sesli medya ilişkilerini organize etmek.

C) Belediyenin organize etmiş olduğu tüm programları medyaya duyurmak ve katılımın en üst düzeyde olmasını ve halkın tüm hizmetlerden haberdar olmasını sağlamak.