Yazı İşleri Müdürlüğü

Naci Sadık GÖRÜR
Naci Sadık GÖRÜR Yazı İşleri Müdürü Özgeçmiş
FAALİYETLER
DUYURULAR

 

ASKER AİLE YARDIMI İÇİN GEREKLİ BELGELER

NİKAH İŞLEMLERİ İÇİN TÜM İŞLEMLER


MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV TANIMLARI VE FAALİYET ALANLARI

Müdürlük Kalem Bürosu Görevleri
A) Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları, havalesini yaptırdıktan sonra, kaydını yapar, havale edilen yazının ilgili personele tebliğini yapar, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlar ve arşivlemesini yapar.
B) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapar.
C) Taşınır Konsolide Yetkilisi, müdürlüğün tüm birimlerinde bulunan taşınır mal hesabını tutar ve listesini hazırlar, ilgili bürolara asar, taşınırların dijital ortamda tutulan kayıtları doğrultusunda her yılsonu sayım ve tutanaklarını hazırlayarak İşletme ve İştirakler Müdürlüğüne gönderir. Taşınır yönetim sorumlusu olarak, taşınır eşyanın kontrolünü yapar. Miadı dolan demirbaşların da Hek'e ayrılması için gerekli yerlerle yazışma yapılmasını sağlar, Taşınır Konsolide Görevlisine (Ayniyat Saymanı)'ne bildirmesine müteakip taşınır mal kayıtlarından düşülmesini yapar.
Ç) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap verilmesini sağlar.
D) 4109 sayılı Muhtaç Asker Ailesi Yardımı ile alakalı kanun gereğince, müracaatı uygun olanların müracaat işlemlerini alır, gerekli yerlerle yazışmasını yapar, zabıta aracılığıyla müracaat sahibinin araştırmasını yaptırır, gelen yazılarla birlikte tüm evrakların Başkan Yardımcısına ulaşmasını sağlar. Başkan Yardımcısı tarafından kontrolü yapılan dosyaları Belediye Encümenine sunar. Belediye Encümenince verilen karar doğrultusunda durumu uygun görülenler için maaş bordrosu düzenlenmek suretiyle müracaat sahibine bilgi verilerek bütçeden ödemenin yapılması için gerekli yazışmaları yapıp, ödemenin ilgili banka vasıtası ile yapılması için takibini sağlar.
E) Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
F) Müdürlük ile ilgili her türlü faaliyet ve rapor hazırlama işlemlerini yürütür.

Meclis Bürosu Görevleri
A) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlar.
B) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21. Maddeleri gereği en az üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşılığı adreslerine gönderir veya posta, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlar. Meclis gündemini, toplantı salonunun girişinde bulunan ilan tahtasına asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlar. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirir.
C) Toplantı gerçekleştikten sonra ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların üst yazısını hazırlayarak, Belediye Başkanına imzalatmak suretiyle ilgili komisyona sevkini yapar ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlar. Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.
Ç) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere de imzalatır, Belediye Başkanı 5393 sayılı Kanunun 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapar. Ayrıca; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun 14. Maddesi gereğince yedi gün içinde, bütçe ve imarla ilgili olanlar dışındaki bütün kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderir.
D) Toplantıda alınan kararların özetlerinin, toplantı tutanağının ve toplantının hangi tarih ve saatte yapılacağının internet ortamında yayımlanmasını yapar, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar.
E) Alınan meclis kararlarının 7 gün içinde onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini sağlar.
F) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapar.
G) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip eder ve tüm meclis işlemleri ile ilgili dokümanların arşivlemesini yapar.

Encümen Bürosu Görevleri
A) Belediye Başkanı adına, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Encümen gündemini hazırlar ve encümen üyelerine ulaşmasını sağlar.
B) Encümen toplantısında görüşülen konuların; bilgisayar ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapar ve daha sonra zimmetle, ilgili birimine sevkini yapar.
C) Bütün Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesini yapar.
Ç) Encümen üyelerinin huzur hakkı için puantaj cetveli hazırlar ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
D) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve arşivlemesini yapar.

Genel Evrak Bürosu Görevleri
A) Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelmiş olan evrakların Yazı İşleri Müdürüne sunularak, Müdür veya görevlendirdiği personel tarafından sevkinin yapılması sağlanır. EBYS’de kaydı yapıldıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtılır.

B) İç birimlerden dış kurum ve kişilere gönderilmek üzere EBYS üzerinden gelen yazıların ve posta evraklarının çıkış kayıtları her iş günü yapılıp, kurye vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililere ulaştırılır.

Başvuru Yönetim Merkezi; Vatandaş, kamu, özel sektör ve sivil toplum kuruluşlarından gelen her türlü talep, şikâyet öneri, ihbar, bilgi edinme, teşekkür vb. konulardaki talepleri çeşitli iletişim kanalları üzerinden (Sosyal Medya, Çağrı Merkezi, Web Form, Kişisel Başvuru, Kurye, Posta ve Faks) alır. Alınan talepleri konularına göre evraka dönüştürüp ayrıştırarak ilgili müdürlüklere aktarır. Müdürlükler tarafından verilen cevapları/evrakları inceler. Verilen cevapları uygun görürse onaylar ve talep sahibine mail ile dönüşümünü sağlar.

Danışma; Hafta içi 08.00-16:30 saatleri arasında hizmet verir. Belediye Başkanlığına, herhangi bir işlem için gelen kişileri karşılayarak, yapacağı işleme göre ilgili birimlere yönlendirme yapar ve işlemlerin bitmesine müteakip kişileri uğurlar.

Çağrı Merkezi; Haftanın 7 günü, Hafta içi 08.00-21.00, Hafta sonu 10:00-16:00 saatlerinde çalışır. Çağrı Merkezi, vatandaşlardan gelen her türlü talep, şikâyet, önerileri, ihbar ve teşekkür çağrılarını konularına göre değerlendirir. Gelen çağrıların bazılarını bilgi vererek, bazılarını ise ilgili müdürlüklere sevk ederek cevaplar. Bilgi verilen çağrılardan bir kısmını EBYS üzerinden evraka dönüştürerek kayıt altına alır. Çağrı Merkezi aynı zamanda kurumun santral görevini de icra eder. Kurumun santralinde 200 adet hat yer almaktadır.

Evlendirme Bürosu Görevleri
A) Resmi nikâh kıydırmak isteyen adayların başvurularını kabul eder.
B) Nikâh işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını yapar. Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.
C) Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikâh akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.
Ç) Yapılan tüm nikâh akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir.
D) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlar.
E) Nikâh işlemleri için istenen evraklar, kıyılan nikâhların görüntüleri ve nikâh akdinin kıyılma saatlerini de Bağcılar Belediye Başkanlığının Resmi internet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar.
F) Nikâh işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlemesini yapar.

YÖNETİM PLANI VE ALT BÜROLAR

  • Yazı İşleri Müdürlük büroları aşağıdaki isimlerden oluşmaktadır.
  • Yazı İşleri Kalemi
  • Meclis Bürosu
  • Encümen Bürosu
  • Genel Evrak

    Başvuru Yönetim Merkezi
    Çağrı Merkezi

  • Evlendirme Bürosu

PERSONEL SAYISI

Yazı İşleri Müdürlüğünde 1 Müdür,  28 Görevli Personel bulunmaktadır.